Management assistant

Als Management assistant ondersteun je het managementteam en de daarbij behorende afdelingen op secretarieel, facilitair en organisatorisch gebied. Je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden zoals archivering, agendabeheer, notuleren, vergaderingen voorbereiden en het bewaken en coördineren van actiepunten. Daarnaast selecteer en beoordeel je de binnengekomen brieven, telefoon, mail en poststukken en handelt deze, waar mogelijk, zelfstandig af. Je stelt rapportages op en voert correspondentie en administratieve verwerking voor managers. Het boeken van reizen en hotels, het organiseren van evenementen en bijeenkomsten, het bijhouden van de (interne) website en communicatiemiddelen behoort ook tot jouw takenpakket. Daarnaast bewaak je de uitstraling van het kantoor en de huisstijl en neem je deel aan (verbeter) projecten binnen de afdeling of organisatie. Kortom: je bent de spil van de organisatie en een ware duizendpoot. Je werkt hierbij nauw samen me de HR assistant en rapporteert aan de HR manager.

Welke functie je bij ons ook vervult, je kunt altijd een pionier zijn. In onze organisatie is volop ruimte voor eigen initiatief. In deze rol heb je als Management assistant voornamelijk aandacht voor de drie hoofdtaken; adviseren en ontzorgen, initiatief nemen en pro activiteit en voorzorgsmaatregelen nemen.

De dagelijkse werkzaamheden van jou als Management assistant bestaan onder andere uit:

• Bijhouden van verschillende agenda’s
• Plannen van afspraken en vergaderingen
• Aannemen van telefoontjes
• Verzorgen van communicatie vanuit het management
• Voorbereiden van vergaderingen
• Archiveren van belangrijke stukken
• Ontvangen van bezoekers
• Organiseren van bijeenkomsten
• Uitvoeren van administratieve taken
• Bijhouden van de (interne) website en communicatiemiddelen
• Ophalen en stroomlijnen van informatie van verschillende afdelingen binnen de organisatie
• Regelen van facilitaire taken, bijvoorbeeld de inkoop van kantoorartikelen en het boeken van reizen

Medewerkers van Gate terminal hebben een uiteenlopende achtergrond: technisch, economisch, administratief en van MBO- tot WO-niveau. Voor deze functie zijn wij op zoek naar een kandidaat met;

• MBO/HBO werk- en denkniveau
• Een afgeronde Schoevers opleiding bijvoorbeeld Officemanagement of Managementsupport
• Aantoonbare werkervaring op het gebied van office-, management- en/of projectsupport binnen bij voorkeur de olie- en gasindustrie
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Kennis van de relevante wet- en regelgeving

Wij bieden je een boeiende baan in een groeiend bedrijf met veel uitdagingen, korte lijnen en een prettige informele werksfeer. Jij leert van ons, wij leren van jou. Wij staan open voor goede ideeën en voor medewerkers die beslissingen durven nemen. Ons team is deskundig, energiek en altijd bereid om klanten de beste oplossing te bieden.