Executive Management Assistant (32-36 uur)

Voor onze Executive Manager Digital & IT zijn wij op zoek naar een ervaren ondersteuner met een positieve en proactieve mindset. In deze rol speel je continue in op de dagelijkse actualiteiten van je manager en anticipeer je hier zelfstandig naar

In de basis ondersteun je de executive manager en behoren onderstaande werkzaamheden en verantwoordelijkheden tot jouw werkpakket:

• je bent verantwoordelijk voor de complexe agendabeheer en mailbox van je manager, daarnaast draag je zorg voor haar ‘digitale dagmap’. Deze bevat stukken die zij nodig heeft om zich tijdig in te lezen voor haar overleggen.
• jullie werken nauw samen, waarbij je veelal te maken hebt met vertrouwelijke en strategische informatie. Het spreekt voor zich dat integriteit een vereiste is.
• met de nodige flair weet je de afspraken snel en adequaat af te handelen en bijkomende zaken zelfstandig te faciliteren (locatie boeken, aanmelden bezoekers, etc).
• het faciliteren van reizen, organiseren van kleine evenementen en/of diners behoren idem tot je taken
• je houdt het overzicht op alle lopende zaken en zorgt dat uitstaande acties worden opgevolgd.
• als aanspreekpunt voor de afdeling ken je de interne besluitvormingsorganen en adviseer je collega’s over het aanleveren van de stukken en controleert of deze kwalitatief conform beleid worden ingediend.
• bewaakt de huisstijl van onze interne en externe correspondentie en begeleidt de digitale of fysieke ondertekening.
• daarnaast ben je de keyuser voor SignHost (digitale tekentool) en maakt onderdeel uit van verbeterprocessen waar Support bij betrokken is.
• wekelijks vindt er een Management Team (MT)-overleg plaats, waarvoor jij de agenda en stukken voorbereidt
• er is een regulier secretariaatsoverleg waarin jij de leiding neemt. In dit overleg nemen jullie de belangrijkste zaken door die spelen, jullie helpen elkaar in het behalen van deadlines en jullie gezamenlijke of individuele doelstellingen. Daarnaast zijn jullie elkaars achtervang tijdens afwezigheid.
• affiniteit met administratie is een must. Dit kan zowel afdeling gerelateerd zijn als projectmatig.

Een startsalaris van € 3.024,- tot € 4.029,- bruto per maand (FSK 8 conform onze CAO) en is afhankelijk van opleiding en ervaring.

• Werkweek is fulltime, minimaal 32 uur en 36 uur is een pré. Woensdag is een vaste werkdag.
• Jaarcontract met uitzicht op vaste aanstelling
• De afdeling heeft oog voor ontwikkeling en bouwt deze samen verder uit.
• Wij garanderen je een afwisselende functie, waarin je dagelijks op een positieve wijze opnieuw uitgedaagd zal worden en je te allen tijde een helpende hand wordt toegereikt.
• In dit nieuwe tijdperk behoort thuiswerken ook tot de mogelijkheid, echter stellen we hier wel een aantal voorwaarden aan. Deze lichten we graag toe in ons gesprek.

De afdeling Support biedt zowel secretariële als project ondersteuning aan 2 afdelingen binnen het Havenbedrijf. Dit zijn de afdelingen Digital & IT (D&IT) en Port Development (PD). Formeel valt de afdeling onder de hoofdafdeling Port Development.

De afdeling D&IT heeft als doelstelling om digitale producten en diensten te implementeren en te beheren. Hiermee geeft de afdeling invulling aan de digitale strategie van het Havenbedrijf Rotterdam (HbR) en draagt zij bij aan de digitalisering van HbR en de haven als geheel. De afdeling D&IT rapporteert aan de Executive manager, Claudia de Andrade, waar tevens 123 collega’s werken. De afdeling D&IT kent 4 lijnmanagers, waar naast jou nog 3 secretaresses en 5 project ondersteuners aan verbonden zijn. Jullie vormen samen het Support team van D&IT die tevens als vraagbaak fungeren voor de afdeling. Digital & IT | Port of Rotterdam
Als Support ondersteuner maak je deel uit van ons team, die net als jij hun dagelijkse uitdagingen hebben, hetzij voor de executive managers, lijnmanagement, afdeling of project teams. Tevens is er beschikbare capaciteit bij drukte of verlof. Er heerst een informele sfeer en hechten waarden aan samenwerking en inventieve betrokkenheid

Minimaal 5 jaar relevante werkervaring met (project-) managementondersteuning

• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een must, zowel mondeling als schriftelijk
• Binnen de afdeling werken we met Office365: Excel, Word en PowerPoint. Ervaring met deze programma’s is een eis. Verder werken we met OneNote, MS Teams, Sharepoint
• Een proactieve en een positief instelling. Je laat jezelf niet snel gek maken, steekt graag de handen uit de mouwen en denkt in oplossingen.
• Je vindt het leuk om samen te werken, maar kan ook zelfstandig werken, staat sterk in je schoenen, geeft je grenzen aan en durft ook "nee" te zeggen wanneer iets niet gaat lukken
• Je vindt het leuk om het ‘Hoofd’ een stapje voor te zijn en vooruit te denken
• Je hebt affiniteit met financiën. We werken met SAP, SAP/CATS, SRXP en Esize, waarbij ervaring met het werken met SAP een pré is.