Management Assistent

Vanuit jouw functie geef je secretariële ondersteuning in de afhandeling van lopende zaken en signaleer je belangrijke en urgente zaken. Hiernaast fungeer je ook als vraagbaak, bewaak je de voortgang en follow-up van acties. Je ondersteunt de Site Director van Vopak Energy Terminals Netherlands op een dusdanige professionele wijze dat zij zo efficiënt mogelijk de werkzaamheden kan uitvoeren. Je rapporteert aan de Site Director.

• Werken in een professionele omgeving met collega’s waarmee je kan lachen.

• Een bruto jaarsalaris tussen de € 43.953 en € 56.011 op basis van je kennis en ervaring.

• Vakantietoeslag van 8,33% en een bonusregeling.

• De optie om 10 extra verlofdagen per jaar te kopen, naast de 30 die je al krijgt.

• Een collectieve zorgverzekering, waarbij Vopak 50% van je nominale premie betaalt.

• Een mooie pensioenregeling via ons eigen pensioenfonds https://pensioenfonds.vopak.com/.

• Veel vrijheid en ruimte voor initiatief. We bieden je volop ontwikkelmogelijkheden via het ‘My Learning Centre’. Zo kun je je specialiseren binnen je vakgebied of ervoor kiezen om door te groeien.

• De rol start met een huidige tijdsbesteding van 0,4 FTE en zal na 2 jaar uitgroeien naar een tijdsbesteding van 0,8 FTE, wanneer de huidige management assistente met pensioen gaat.

• Minimaal een afgeronde MBO opleiding (bij voorkeur secretariële opleiding);

• Minimaal 3 jaar ervaring in secretariële-functie, bij voorkeur op directieniveau;

• Uitstekend in staat zijn alle binnenkomende informatie te kunnen beoordelen en prioriteren, hoofd- en bijzaken onderscheiden;

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;

• Goede PC-vaardigheden (Word, Excel, PowerPoint), affiniteit met moderne communicatiemiddelen.

• Competenties: proactieve houding, onafhankelijk, discreet en integer, stressbestendig, servicegericht, netwerker, collegiaal, accuraat en flexibel en vooral in staat om in drukke perioden het overzicht (en rust) te bewaren.

Je dag is dynamisch en geen dag is hetzelfde! Je start met het checken van je mail en prioriteert de taken voor de dag. Je bereidt meetings voor, handelt telefoontjes af en ontvangt bezoekers. Je beheert de agenda van de Site Director en andere Site Team leden, ondersteunt in het organiseren van evenementen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Kortom, je bent de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat alles op de terminal soepel verloopt.

• Interne en externe communicatie: tijdig afhandelen van post, e-mails en telefoongesprekken en het filteren hiervan;

• Agendabeheer: correcte, tijdige en efficiënte planning en registratie van afspraken en vergaderingen, signaleren van knelpunten, prioriteiten (bij)stellen;

• Zorgen voor tijdige distributie c.q. tijdige ontvangst van relevante stukken t.b.v. meetings;

• Organiseren van interne als externe meetings (regelen van locatie, agenda, presentaties, documenten enz.);

• Organiseren van evenementen voor Vopak collega’s en klanten;

• Organiseren en begeleiden van bezoek van klanten en Vopak collega’s (wereldwijd);

• Verzorgen van interne communicatie aan Vopak collega’s op de tv-schermen in het kantoorpand of voor de maandelijkse kantine sessie met de medewerkers

• Verrichten van overige, voorkomende (representatieve) taken waaronder het schrijven van brieven of het maken van presentaties.

• Opvolgen van facturatie en betalingen