Management & HR Assistent

Over Impala Terminals Rotterdam

Bij Impala Terminals Group faciliteren we de opslag en behandeling van grondstoffen wereldwijd, waardoor producenten en consumenten betrouwbare en efficiënte toegang krijgen tot internationale markten via ons wereldwijde netwerk van eigen en geëxploiteerde terminals en een aanwezigheid in 28 landen.

Onze gloednieuwe terminal, Impala Terminals Rotterdam, is in aanbouw en zal in 2026 in operatie gaan. Deze innovatieve terminal op de Maasvlakte streeft ernaar een zero-emissie terminal te zijn: de terminal is volledig geautomatiseerd en voldoet aan de hoogste veiligheids- en milieunormen. Het is een terminal die is gebouwd voor de energiebehoeften van zowel vandaag als morgen.

Voor de opstartfase van Impala Terminals Rotterdam zijn we op zoek naar medewerkers met een mindset voor succes. Want waar we ook ter wereld actief zijn, we streven naar dezelfde kwaliteitsnormen – en dat begint allemaal bij onze mensen. Onze medewerkers zijn het fundament van ons bedrijf. Grijp je de kans om deel uit te maken van een nieuw team dat iets speciaals aan het creëren is?

Ben jij een mensgerichte professional met sterke organisatorische vaardigheden? We zijn op zoek naar een proactieve en discrete Management & HR Assistant om specifiek ons HR-team op de Rotterdamse terminal te ondersteunen, als ook de rest van de terminal organisatie voor administratieve zaken. Je speelt een sleutelrol bij het waarborgen van soepele administratieve operaties, terwijl je ook belangrijke HR-processen ondersteunt, zoals onboarding, trainingsplanning, wervingscoördinatie en communicatie met medewerkers.

Directie- en kantoorondersteuning:

• Beheer complexe agenda's en plannen / organiseren van reizen voor de terminal organisatie;
• Organiseren van interne en externe meetings en events;
• Afhandelen van kantooractiviteiten, correspondentie, voorraden en facturering;
• Contracteigenaar van de schoonmaakploeg

  HR Administratie & Ondersteuning:

• Coördineren van onboarding- en offboardingprocessen (contracten, checklists, planning, payroll);
• Plannen en ondersteunen van wervingsgesprekken en communicatie;
• Bijhouden van nauwkeurige HR-dossiers en personeelsdossiers in ons HR systeem;
• Ondersteuning van HR-processen zoals functioneringsgesprekken, trainingen en interne communicatie.

  Communicatie & Coördinatie:

• Fungeren als contactpersoon tussen het managementteam, HR en externe contacten;
• Opstellen van interne communicatie, HR-gerelateerde updates en werknemersinformatie;
• Zorgen voor een goede omgang met vertrouwelijke en gevoelige informatie.

  Aanvullende verantwoordelijkheden:

• Ondersteuning bij de organisatie van activiteiten op het gebied van employee engagement;
• Assisteren bij de planning en opvolging van opleidings- en ontwikkelingsinitiatieven;
• Behoud het overzicht van HR-documenten, -beleid en compliance-trackers;
• Ad-hoc administratieve ondersteuning bieden aan HR en Algemeen Management.

Over jou:

• Post-secundaire kwalificatie in Office Management, HR of een gerelateerd vakgebied;
• 3+ jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur in een internationale setting;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels;
• Sterke organisatorische vaardigheden met veel aandacht voor detail;
• Vaardig in Microsoft Office en bekend met HR-systemen/tools;
• Discreet, proactief, laagdrempelig en servicegericht.

• Natuurlijk georganiseerd en betrouwbaar
• Mensgericht en servicegericht
• Comfortabel in een vertrouwelijke en dynamische werkomgeving
• Sterke communicator die goede interne relaties opbouwt
• Positieve instelling, hands-on mentaliteit en teamspeler