Management Assistant

Als Management Assistant bij Shin-Etsu PVC B.V. kun je er zeker van zijn dat geen enkele dag hetzelfde is. Je bent aanspreekpunt voor interne afdelingen, maar ook voor externe partijen. Je ondersteunt samen met je collega’s van het secretariaat een aantal leden van het Management Team en vervang je de Office Manager bij afwezigheid. Voor deze functie kom je op twee locaties te werken, te weten Botlek en Pernis. Voeren van wekelijkse klantgesprekken met de managers en uitvoeren van hieruit voortkomende werkzaamheden behoren tot de taken. En uiteraard houd je een oogje in het zeil en draag je bij en zie je toe op veiligheid, orde en netheid op de locaties. Je rapporteert aan de HR Manager.

• Volledig agendabeheer van diverse managers;
• Afhandelen van telefoon- en e-mailverkeer;
• Ontvangen van bezoekers;
• Facilitaire bestellingen plaatsen (kantoorartikelen, drukwerk, taxi, gebak, bloemen);
• Vervullen van representatieve werkzaamheden, attentieve werkzaamheden t.b.v. geboorte, jubilea, pensionering, kerst, bedrijfsbrede attenties e.d.;
• Beheer en uitgifte kantoorartikelen en relatiegeschenken;
• Organiseren (externe) bedrijfsbijeenkomsten binnen de klantaanvraag, budget & planning;
• Handelt facturen en declaraties af;
• Beheren van abonnementen en lidmaatschappen;
• Onderhouden en actualiseren van het digitale archief;
• Afhandeling van bezoekerspassen;
• Incidenteel overnemen van diverse facilitaire taken.

• Afgeronde mbo-opleiding en ervaring in een vergelijkbare (secretariële) functie voor minimaal 5 jaar;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Uitstekende Microsoft Office beheersing (met name Outlook);
• Ervaring met het SAP-systeem is een pré.

• Je beschikt over de kerncompetenties flexibiliteit, zelfstandigheid, resultaatgerichtheid, initiatief en samenwerken.
• Je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden en je bent in staat zelfstandig te werken.
• Je bent een kei in plannen en organiseren.
• Je bent betrokken, een echte aanpakker en houdt overzicht.
  Verder ben je enthousiast, bewaak je de prioriteiten en heb je oog voor detail.
• Je vindt snel je draai binnen de afdeling, je bent communicatief vaardig en representatief. Je staat stevig in je sneakers of pumps, net waar jouw voorkeur naar uitgaat.