HR Assistent

Ben jij een echte HR admin professional en weet je als geen ander vanuit HR support de interne klanten te ondersteunen, dan zijn we op zoek naar jou. In deze rol verzorg je samen met een andere HR assistant (fulltimer) de HR administratie voor onze 3 terminals en ons hoofdkantoor, alle gelegen in het Botlek gebied. Je werkt vanuit het hoofdkantoor. Samen verzorg je de administratie van ongeveer 380 fte’s en daarbij werk je nauw samen met zo’n 30 leidinggevenden. We werken met Workday, Protime en Youforce. Samen met de andere HR collega’s (HR Director, HR Business Partner en HR assistant) sta je voor kwaliteit en servicegerichtheid. Binnen het team is eenieder vrij zelfstandig in de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden en hebben we wekelijks ons overleg.

Kom jij ons HR team (tijdelijk) versterken en werken bij Europa’s grootste chemie-opslagbedrijf?

• verwerken en doorvoeren van (mutaties in) de systemen t.a.v. onder andere arbeidsovereenkomsten, in-, door-, en uitstroom en bijzondere afspraken en regelingen
• zorgen voor aan- en afmeldingen i.h.k.v. sociale wetgeving, belastingdienst, pensioenfonds e.d.
• fungeren als 1e aanspreekpunt voor HR-gerelateerde zaken voor o.a. HR business partners, medewerkers en managers, doorzetten van vragen die niet zelf beantwoord kunnen worden
• aanmelden en registreren van (nieuwe) medewerkers in de HR-systemen, doen van aanvragen VOG en aanstellingskeuringen
• signaleren en opvolging geven aan individuele afspraken/regelingen binnen bekende regels/procedures
• afhandelen (administratief) van verzoeken van medewerkers t.a.v. deelname aan diverse cao-regelingen en wettelijke regelingen.
• opstellen van overeenkomsten, brieven en andere HR-gerelateerde correspondentie en documenten.
• verwerken en archiveren van documenten, zorg dragen voor tijdcontingente afhandeling door derden (bv ondertekening, akkoord e.d.) en zorg dragen voor transparantie en beschikbaarheid van gearchiveerde documenten in de juiste vorm.
• toepassen en bewaken van regels m.b.t. opslaan, beveiligen en toegankelijk houden van databestanden en archieven van afdelings- en personeelsgegevens

• Relevante ervaring in en kennis van HR administratie systemen (verlof, personeelsdossiers, HR processen, verzuimadministratie en diverse HR gerelateerde overeenkomsten (arbeidsovereenkomsten, studieovereenkomsten, stage overeenkomsten e.d.)
• Je hebt gedegen kennis en kunde als het gaat om HR gerelateerde overeenkomsten en documenten en kent de samenhang van elementen in deze.
• Je hebt relevante kennis en kunde in het werken volgens HR processen en HR procedures (weet deze steeds te gebruiken als basis referentiemateriaal)
• Je hebt inzicht in de gevoeligheid van data in onze systemen en werkt op het hoogste niveau wat betreft vertrouwelijkheid in deze.
• Je weet snel je weg te vinden in hr systemen en werkveld omdat je hier al jarenlang ervaring in hebt.
• Je bent accuraat en je communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.
• Je bent een echte teamplayer.
• Je houdt van structuur en orde en weet prioriteiten te herkennen in je dienstverlening.
• Je bent prestatiegericht en klantgericht,
• Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, Engels is een pré;