Management Assistant

Heb jij passie voor het ondersteunen van managementleden bij alle voorkomende werkzaamheden op een afdeling? Hou je ervan om veel ballen tegelijk in de lucht te houden en met veel verschillende taken bezig te zijn? En krijg je energie van het helpen van collega’s? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

• Faciliteren van management meetings; voorbereiding van vergaderingen, opvolgen van planning, afspraken en acties.
• Je informeert interne en externe betrokkenen over lopende zaken.
• Complex agendabeheer: je beheert, organiseert en bewaakt agenda’s.
• Organiseren van (online) interne evenementen (inclusief het verzorgen van de locaties).
• Redigeren, opstellen of voorbereiden van e-mails en documenten.
• Verzorgen van reizen, boeken van hotels, plaatsen van reserveringen bij restaurants.
• Beheren/uitvoeren van het facturatieproces en debiteurenbewaking.
• Je weet wat er speelt binnen jouw afdelingen en pakt zaken snel op. Je hebt snel in de gaten hoe de onderlinge verhoudingen zijn en speelt daar op de juiste manier op in. Je signaleert eventuele obstakels en brengt deze indien nodig onder de aandacht.
• Samenwerken levert jou dan ook veel energie op. Als werk efficienter kan, dan zie je dat en kom je met voortstellen tot verbetering. Je stelt gemakkelijk prioriteiten en bent flexibel.
• Onboarding en IT verzoeken verzorgen zoals aanvragen benodigdheden voor nieuwe medewerkers (IT hardware en software etc), en overige IT aanvragen.

• MBO/HBO werk- en denk niveau, minimaal een afgeronde mbo niveau 4 opleiding (schoevers, directie-secretaresse, eventorganisatie, communicatie).
• Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale werkomgeving.
• Een flexibele agile manier van werken inclusief de inzet van de daarbij behorende tools zie je als kans en pak je voortvarend op.
• Uiteraard beheers jij uitstekend de Nederlandse en Engelse Taal.
• Microsoft Office computer skills (PowerPoint, Excel, Word & Outlook).
• Belangrijke competenties; sterke communicatieve vaardigheden, initiatief & proactief, analytisch vermogen, samenwerken, flexibiliteit, integer en hands-on. 

• Een basissalaris aangevuld met een dertiende (vakantiegeld) en veertiende maanduitkering.
• Een zelfstandige baan in een veranderende organisatie.
• Een baan met veel interactie zowel binnen als buiten de organisatie, flinke workload en hard werken.
• Samenwerking met een diversiteit aan collega’s in internationale en lokale teams.
• Een indrukwekkend kantoor in Europoort-Rotterdam waarvoor eigen vervoer noodzakelijk is.