Documentation Controller

Als RRP zijn we misschien onzichtbaar, maar onze impact is onmiskenbaar! Elk jaar stroomt er ruim 25 miljoen ton ruwe olie en halffabricaten onder de grond door de leidinginfrastructuur die wij beheren en exploiteren, van Rotterdam Europoort via Venlo naar het Ruhrgebied in Duitsland. Maar wat voor ons belangrijker is dan zichtbaarheid, is de garantie dat onze activiteiten veilig zijn, en onze impact op mens, dier en natuur minimaal is. Bij ons is perfectie de standaard en niemand mag hinder ondervinden van onze dagelijkse activiteiten die een onmisbare schakel vormen in de energievoorziening.

Om onze technische documentatie actueel, compleet en toegankelijk te houden, zoeken wij een Documentation Controller die zowel de coördinatie van de documentatieprocessen oppakt als zelf actief werkzaamheden uitvoert. Je werkt met zorg, precisie en eigenaarschap aan een robuuste documentatiebasis voor onze operatie en projecten.

Als Documentation Controller coördineer je de documentenstroom tussen interne afdelingen en externe partijen én voer je zelf werkzaamheden uit, zoals het (laten) verwerken, actualiseren en archiveren van as-built documentatie, technische tekeningen en datasheets. Je onderhoudt de bijbehorende procedures en instructies en bewaakt de kwaliteit en volledigheid van alle informatie.

Je bent hét aanspreekpunt voor documentatiebeheer in het Document Management Systeem (Assai) en ondersteunt collega’s en leveranciers bij het correct gebruik en aanleveren van informatie.

Je rapporteert hiërarchisch aan de Head of Engineering en vaktechnisch aan de Geospatial Data & Documentation Specialist.
Communicatie vindt plaats in het Nederlands, Engels en Duits. Daarnaast vervul je een rol als BHV’er binnen de noodorganisatie, zoals vastgelegd in het Bedrijfsnoodplan.

Documentatiebeheer

• Beheren, actualiseren en archiveren van technische documentatie
• Afstemmen met interne afdelingen, aannemers en leveranciers
• Implementeren en onderhouden van procedures en instructies voor DMS en CAD
• Zorgen voor correcte, actuele documentatie conform wet- en regelgeving
• Overdragen van kennis aan interne en externe gebruikers

Coördinatie van documentenstromen

• Afstemmen met projectleiders over benodigde tekeningen en documenten
• Plannen en (laten) aanleveren van documentatie voor projecten
• Registreren, distribueren en verwerken van (gewijzigde) projectdocumenten
• Bewaken van tijdige aanlevering van as-built tekeningen
• Uitvoeren van wijzigingen in CAD en beheren van versiebeheer

Beheer van DMS

• Fungeren als applicatiebeheerder en beheren van gebruikersautorisaties
• Uitleg en support geven aan collega’s
• Bespreken van verbeterpunten en testen van nieuwe versies

Noodplannen & Veiligheid

• Up-to-date houden van documentatie voor nood- en alarmplannen
• Doorvoeren van wijzigingen in evacuatieplattegronden
• Handelen conform de RRPbeleidsverklaring op het gebied van veiligheid

Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en hebt minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de (petro)chemische industrie. Je hebt aantoonbare kennis van Document Management, dataverwerking en archiveringsprocessen. Daarnaast ben je bekend met relevante software, zoals DMS en archiefsystemen, en kun je hier zelfstandig mee werken.
Tot slot beheers je de Nederlandse, Engelse en Duitse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.